Меню

Сравнение факта с бюджетом



План-факт анализ финансовых бюджетов

Что такое план-факт анализ бюджетов (БДР, ББЛ и БДДС)? Как подготовиться к план-факт анализу? На что следует обратить внимание при анализе отклонений? Как произвести факторный анализ отклонений?

План-факт анализ финансового плана представляет собой сравнение плановых и фактических показателей финансового бюджета и выявление причин отклонений. Обычно детальный анализ исполнения генерального (основного) бюджета проводится не чаще чем раз в квартал. Более частый анализ позволяет увидеть случайные отклонения, но не позволит определить, насколько постоянны некоторые устойчивые тенденции (выявить системные отклонения). Однако если речь идет о таких бюджетах, как бюджет движения денежных средств (БДДС) и платежный календарь, то в том случае целесообразно производить анализ отклонений на ежемесячной основе, а для наиболее важных статей расходов – и на ежедневной, для того чтобы предотвратить «кассовые разрывы» и рост риска потери ликвидности.

Подробнее об основных видах финансовых бюджетов (БДР, ББЛ и БДДС) читайте в этой статье.

Подготовка к план-факт анализу

Перед осуществлением план-факт анализа (особенно при скользящем планировании) следует произвести классификацию всех статей финансового бюджета на

  • те, отклонения по которым могут влиятьна плановые значения будущих периодов (увеличивать их если образовался излишек денежных средств или уменьшать их в случае перерасхода),
  • и на те, прогнозные значения которых не зависят от фактических в уже закрытом периоде.

Это поможет вовремя провести корректировку бюджета.

Кроме того, руководителю необходимо заранее определить, по каким статьям будет осуществляться «перенос» неизрасходованных сумм на будущие периоды, а по каким нет.

По некоторым статьям (например, канцелярия или ремонт) запланированные в периоде расходы могут быть не полностью израсходованы. В таких случаях часто остаток бюджета по статье не распределяется на следующие периоды, а закрывается фактической суммой в отчетном периоде. При этом, следует иметь в виду, что частые перебросы неиспользованных плановых расходов на другие статьи или на другой период может свидетельствовать о проблемах в процессе бюджетирования. Однако переброски между статьями могут быть необходимы при резко изменившихся внешних условиях (например, макро­экономической ситуации).

Еще одним этапом подготовки к осуществлению план-факт анализа является разработка «карты» допустимых отклонений, которая должна быть согласована руководством компании и финансового блока (CFO) и разъяснена специалистам, участвующим в бюджетном процессе. Желательно иметь четкую градацию отклонений, для того чтобы упростить контроль. Например, целесообразно внедрить такую шкалу (или «вилку»):

  • отклонение 50% – очень существенное отклонение, требующее немедленного обоснования и принятия контрмер.

Если компания имеет систему финансовых KPI, то такая шкала может быть использована в качестве инструмента оценки эффективности и качества прогнозирования.

На что следует обратить внимание при анализе отклонений?

  • Анализируя отклонения фактической величины от запланированной, в первую очередь оценивают, насколько благоприятным является данное отклонение (т.е. увеличивает ли оно операционную прибыль или нет). При незначительных отклонениях не обязательно проводить немедленный детальный анализ. К тому же, незначительные неблагоприятные отклонения по одним статьям могут быть компенсированы благоприятными отклонениями по другим. Однако если отклонения обусловлены постоянными факторами, то их кумулятивная сумма будет увеличиваться, что уже требует принятия контрмер.
  • Необходимо определиться с уровнями существенности отклонений по конкретным статьям бюджета. Например, критичным может считается отклонение более чем на 5 или 10 процентов от общей суммы поступлений/расходов. Это означает, что при превышении отклонения фактического показателя от планового накоп­ленным итогом на 5 или более процентов возникает необходимость корректировки бюджета компании. Однако лимиты существенности отклонений зависят от многих специфических факторов компании (в первую очередь, от отрасли), а также от данных отклонений предыдущих периодов.
  • Важно обращать внимание на взаимосвязь отклонений: например, рост выручки и операционных расходов на один и тот же процент (например, 5%) не является поводом для корректировки бюджета. Однако если операционные расходы выросли намного больше в относительном значении, чем выручка – это повод провести более детальный анализ причин таких отклонений и принятия мер по повышению контроля над использованием оборотного капитала. Кроме того, можно анализировать критичность изменения выручки посредством операционного рычага (отношение прибыли маржинальной к чистой прибыли): например, если значение рычага равно 3, а текущая рентабельность бизнеса – 15%, то снижение выручка более чем на 5% является критичным (компания будет нести убытки).
  • Нужно обратить пристальное внимание к отклонению по тем статьям затрат, которые имеют наибольший удельный вес в структуре бюджета. Например, традиционно расходы на маркетинг имеют высокий удельный вес. Следовательно, формировать бюджет маркетинговых расходов и контролировать его исполнение придется предельно жестко (на практике в крупных компаниях этим могут заниматься отдельные группы в рамках отдела бюджетирования или бухгалтерии). Часто при анализе отклонений по маркетинговым расходам дополнительно проводят оценку экономической эффективности рекламных акций и сравнение ее с запланированной.
  • Затем необходимо все негативные отклонения подразделить на контролируемые (произошедшие под влиянием внешней среды) и неконтролируемые (произошедшие результате деятельности компании). При этом, например, важно учитывать изменение отраслевых и макроэкономических показателей (прогноза роста ВВП, покупательского спроса или инфляции). При существенных отклонениях плановых значений от среднестатистических показателей отрасли возрастает нагрузка на бюджет и вероятность существенных отклонений, что может негативно повлиять на эффективность операционной деятельности.

Как произвести факторный анализ отклонений?

Для того чтобы понять, позитивно или негативно повлияло на значение прибыли отклонение по той или иной статье, необходимо:

  • фактическое и плановое значение каждой статьи в отчёте отразить с тем знаком, с которым оно влияет на конечный результат (прибыли, если это БДР или чистого денежного потока, если это БДДС);
  • показатель отклонения «план-факт» посчитать как отношение абсолютного отклонения к модулю бюджета, т.е. посчитать «относительное отклонение» (например, в процентах от значения прибыли).
Читайте также:  Сравнение астероидов с городами

Эти приемы превращают анализ отклонений в факторный и облегчают задачу выявления «плохих» и «хороших» тенденций отклонений для принятия управленческих решений.

Источник

План — фактный анализ

Для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных в конфигурациях «БИТ: ФИНАНС» предназначены отчеты «План-фактный анализ», «План-фактный анализ по бюджету», «План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам)», «План-фактный анализ универсальный» (раздел «Бюджетирование»).

В форме отчета (в «Панели пользователя» ) необходимо указать два сценария, сравнение данных по которым будет производиться в отчете. Это могут быть, например, сценарий «ФАКТ» и сценарий, по которому отражались плановые данные по бюджету. Также можно сравнивать любые два сценария бюджетирования.

В отчетах «План-фактный анализ по бюджету» и «План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам)» дополнительно нужно указать определенный бюджет, выбрав его из справочника «Бюджеты» .

Формула расчета абсолютного и относительного отклонения:

Абсолютное отклонение = Сумма — Сумма (эталон)

Относительное отклонение = (Сумма-Сумма (эталон))/Сумма (эталон) *100%

Примечание: Данный функционал недоступен для конфигурации «БИТ.ФИНАНС: Стандарт».

Отчет «План-фактный анализ (остатки по счетам)» кроме плановых и фактических оборотов показывает также начальные и конечные остатки по счетам плана счетов бюджетирования, заданным для выбранного бюджета в справочнике «Бюджеты» . Бюджет выбирается в панели пользователя. Начальные остатки на плане счетов бюджетирования вводятся документом «Операция (бюджетирование)». В отчете начальные и конечные остатки получаются по данным регистра Журнал проводок (бюджетирование). Для того, чтобы конечные остатки показывались верно (начальные остатки +обороты), нужно чтобы сумма оборотов по статьям соответствовала сумме проводок по счетам бюджетирования, то есть каждый плановый и фактический оборот по бюджету должен отражаться помимо регистра «Обороты по бюджетам» в регистре «Журнал проводок (бюджетирование)».

В отчете «План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам)» реализован отбор данных по типу регистратора, это позволяет, например, отобрать данные, сформированные только документами «Форма ввода бюджета», без учета документов «Корректировка бюджета».

Также в отчете можно отобрать данные по статусам документов бюджетирования. Например, отобрать данные только по утвержденным Формам ввода бюджета.

По кнопке «Настройка» открывается форма, в которой можно настроить произвольную структуру отчета (изменить состав строк и столбцов), задать период формирования отчета, установить различные отборы и сортировки, изменить цветовое оформление отчета.

Для внесения других, более сложных, изменений в структуру отчета необходимо перейти в форму редактирования варианта отчета по кнопке «Все действия – Изменить вариант» .

Примечание. В отчете «План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам)» остатки в разрезе субконто выводятся только по субконто, совпадающим по типам с фиксированными измерениями регистра «Обороты по бюджетам»: Статьи оборотов, ЦФО, Контрагенты, Договоры, Проекты, Банковские счета, Номенклатурные группы.

Для сравнения нескольких сценариев с одним «эталонным» сценарием (например, сравнение нескольких плановых сценариев со сценарием «ФАКТ») предназначен отчет «План-фактный анализ универсальный» .

Отчет может быть сформирован по статьям оборотов, а так же с отбором по бюджету. Вид отчета настраивается в «Панели пользователя» в поле «Вид отчета» .

Также в отчете предусмотрен специальный режим, который включается установкой флага «Сравнение данных разных лет». При этом режиме справа от выбранных сценариев можно выбрать только определенный календарный год.

Возможно сравнение данных разных лет по разным сценариям или по одному и тому же сценарию планирования, но за разные годы. Для данного режима допускается следующая периодичность формирования отчета: Месяц, Квартал, Полугодие, Год.

Примечание: В отчете «План-фактный анализ универсальный» настройка сценариев сравнения и вид отчета сохраняются только в варианте отчета. Эти настройки варианта будут действовать для всех пользовательских настроек, которые используют этот вариант.

Источник

План-фактный анализ: что это и как его провести

План-фактный анализ: что это и как его провести

Опытный финансовый аналитик, бизнес-консультант, на экспертном уровне владеющий МСФО, имеет диплом DipIFR, более 10 лет руководящей работы. Возглавляла финансовые подразделения компаний с миллиардным оборотом и штатной численностью более тысячи сотрудников. Успешно с нуля внедряла управленческий учет на базе «1С:Управление производственным предприятием», осуществляла трансляцию РСБУ – МСФО, финансовый контроль (P&L, AR и AP, cashflow), отвечала за бюджетирование и прогнозирование, за прохождение внутренних и внешних аудитов, предоставляла отчетность лично учредителям компаний, неся полную ответственной за реализацию финансовой стратегии. В 2017 году открыла частную практику. Занимается консалтингом малого и среднего бизнеса, написанием бизнес-планов, white paper, привлечением финансирования на российском и международном рынках.

У многих план-фактный анализ вызывает скучные ассоциации с плановой экономикой, советскими кабинетами заводоуправления и страницами, исписанными мелкими непонятными цифрами. Да, план-фактный анализ может быть таким, но может он быть и другим – наглядным, насыщенным, побуждающим к действию. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!

Что такое план-фактный анализ

Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.

Читайте также:  Узкая как ниточка тропинка темнела среди сугробов сравнение

Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:

  1. Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
  2. Статьи управленческого баланса.
  3. Центры финансовой ответственности.
  4. Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
  5. Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.

А теперь сущность план-фактного анализа.

План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.

Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:

  • почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
  • какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
  • какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?

В результате встречаются предприятия (автор их встречает, к сожалению, часто) в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.

Как провести план-фактный анализ

Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.

На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.

Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.

Шаг 1

Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:

Откл абс = Факт — План

Для статей выручки и прибыли:

Откл относит = Откл абс / План

Для статей затрат:

Откл относит = Откл абс / -План

Шаг 2

Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.

В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:

  1. Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
  2. Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.

Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.

Шаг 3

Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.

Значительные отрицательные – красным.

Показатель План Факт Откл абс Откл отн
Продажи 347 349 2 1%
Выручка 7 825 7 818 –7 0%
Себестоимость –6 104 –6 273 –169 –3%
Конвейерная линия 1 –1239 –1530 –291 –24%
Конвейерная линия 2 –3842 –3461 382 10%
Общецеховые расходы –337 –310 27 8%
Складские расходы –208 –222 –14 –7%
Транспортные расходы –187 –213 –26 –14%
Маржинальная
прибыль
1 721 1 545 –176 –10%
% 22% 20% –10%
Накладные расходы –922 –950 –28 –3%
Расходы на продажу –469 –505 –36 –8%
Оклад –203 –213 –10 –5%
Бонус –78 –78 0%
Рекламные расходы –120 –120 0%
Транспортные расходы –67 –93 –26 –39%
Административные расходы –453 –445 9 2%
Окладная часть –211 –247 –35 –17%
Премиальная часть –100 –50 50 50%
Аренда –137 –137 0%
% по кредитам –5 –11 –6 –112%
Итого прибыль до налогообложения 799 595 –204 –25%
% 10% 8% –25%

Хорошо, если условное форматирование («подсвечивание») ячеек можно сделать в самом программном продукте, где вы ведете учет. Для тех, кто лишен такой функции, в Microsoft Excel можно настроить условное форматирование.

План-фактный анализ уже стал намного нагляднее. Благодаря цветовому выделению видно, что нужно уделить повышенное внимание статьям:

  1. Себестоимость конвейерной линии один.
  2. Складские расходы.
  3. Транспортные расходы.
  4. Транспортные расходы в расходах на продажу.
  5. Административные расходы (окладная часть).
  6. Проценты по кредитам.
  1. Себестоимость конвейерной линии 2.
  2. Общецеховые расходы.
  3. Административные расходы (премиальная часть).

Как синтез отклонений этих статей произошло отрицательное отклонение прибыли до налогообложения.

Но пока что выводов из анализа сделать нельзя. Какие-то статьи лучше плана, какие-то хуже, как все это взаимосвязано и что с этим сделать непонятно.

Шаг 4

Преобразуем структуру план-фактного анализа из плоской в факторную модель.

Стало понятнее, что прибыль до налогообложения по факту ниже, чем плановая главным образом из-за отклонения маржинальной прибыли.

На отрицательное отклонение по маржинальной прибыли в свою очередь повлияла в основном себестоимость, а на нее основное влияние оказали:

  • конвейерная линия 1 – отрицательное,
  • конвейерная линия 2 – положительное.

Но опять же пока не понятно, из-за чего могла упасть себестоимость, выручка ведь не изменилась. Рассмотрим каждую статью более подробно.

Шаг 5

Хорошо, если программное обеспечение, используемое для бюджетирования, дает возможность «проваливаться» вглубь статей, расшифровывать интересующую статью по аналитикам.

Для нашего примера в Microsoft Excel расшифруем статьи «Выручка», «Себестоимость» по дополнительной аналитике учета – продукту.

Предприятие изготавливает и продает продукты «А», «В», «С» силами конвейерных линий 1 и 2. Проследим статистику плана и факта в разрезе продуктов.

Вырисовывается более понятная ситуация:

  1. Продукт «А» за отчетный период продался на 21% больше, чем было запланировано, цена по продукту равна плановой, а вот себестоимость единицы немного (на 1%) выше плановой. Кроме того из таблицы видно, что продукт «А» относится к «эконом»-категории. Цена его минимальна среди трех продуктов
  2. Продукт «В» продался на 8% хуже плана, но выручка при этом не изменилась, значит, по факту была поднята цена. Возможно, это и вызвало ухудшение продаж. Себестоимость на единицу выросла значительно, что, скорее всего, послужило причиной поднятия цены. Маржинальная прибыль на единицу по факту ниже на 1%
  3. Продукт «С» продался на 17% хуже плана и адекватное снижение выручки говорит нам о том, что цена на продукт не менялась. В то время как себестоимость на единицу выросла значительно – на 4 %, что вызвало аналогичное снижение прибыли.

Шаг 6

Обратимся теперь к еще одной дополнительной аналитике – структуре формирования себестоимости единицы произведенной продукции по конвейерным линиям.

Конвейерная линия 1

Конвейерная линия 2

Мы видим, что себестоимость единицы состоит из расхода сырья трех видов, окладной и сдельной заработной платы, амортизации линии и других статей.

Конвейерная линия 1 сработала в отчетном периоде хуже плана, потому что:

  • более чем в два раза повысилась себестоимость сырья 1 на единицу,
  • более чем на 20% выросла сдельная часть заработной платы.

Это может говорить и том, что линия работала не на полную мощность, либо на ней случилась авария, либо она морально и технически устарела и не может справляться с плановым объемом выпуска. Сдельная оплата у сотрудников – почасовая, поэтому при снижении объемов ставка на единицу растет. Сырье 1, судя по всему, поднялось в цене, поэтому его себестоимость на единицу выросла.

Все эти факторы говорят и том, что конвейерная линия 1 выпускает товары «В» и «С».

Конвейерная линия 2, наоборот, показала результаты выше плана. Расход сырья 1 на единицу также увеличился, но остальные затраты, особенно сдельная оплата, снизились. Это говорит и хорошем уровне загруженности конвейерной линии и оптимальной трудоотдаче. Налицо преимущественное производство продукта «А».

Снизились общецеховые расходы – это положительный результат периода, который может говорить как о временном снижении, так и о постоянной положительной для предприятия динамике, так и об избыточном планировании – надо поставить эту статью на контроль и в будущем проверить свои выводы.

В свою очередь складские расходы и транспортные расходы выросли при отсутствии роста продаж, значит, выросли либо остатки на складах сырья и готовой продукции, либо повысились цены поставщиков. Необходим дополнительный анализ.

Шаг 7

Анализируем статьи административно-накладных расходов, которые изменились больше всего.

Транспортные расходы на продажу выросли на 26 единиц и 39% при отсутствии роста продаж. Необходимо проанализировать, почему это произошло. Возможно, был изменен поставщик и смена сказалась на цене. Возможен рост цен на топливо, возможно неправильное планирование или неправильная аллокация затрат по факту между периодами.

Премиальная часть ФОТ снизилась на 50%, что стало следствием невыполнения плана за квартал.

Шаг 8

Таким образом, анализируем другие статьи в план-фактном анализе и делаем выводы по каждому отклонению, произошло ли оно вследствие:

  1. Действительного фактического увеличения / снижения.
  2. Переброски доходов / расходов между отчетными периодами.
  3. Неправильного планирования.

Шаг 9

На основании проведенного анализа делаем комплексный вывод: что фактически произошло за период (в нашем случае первый квартал) и как необходимо реагировать, чтобы выполнить план.

Из анализа примера видно, что:

Продажи продукта «А» выросли, что вызвало увеличение его производства на конвейерной линии 2. Для производства продукта «А» используется довольно мало сырья 1, закупочная стоимость которого тоже оказалась выше плана. Это оказало положительное влияние на общую выручку и общую маржу. В будущем можно планировать увеличение производства продукта «А» в пределах емкости рынка.

Продажи продукта «В» сократились на фоне увеличения его цены и драматического роста себестоимости (вследствие увеличения закупочной цены на сырье 1 и сдельной заработной платы на конвейерной линии 1). Доля сырья 1 в себестоимости продукта «В» высока. Если стоимость сырья будет снижаться или останется стабильной, то все хорошо. Если стоимость будет расти, то необходимо задуматься либо о повышении цены на продукт «В», либо о снижении его производства.

Продажи продукта «С» сократились при неизменной цене и росте себестоимости (по тем же причинам, что и у продукта «В»). Вероятно, цена не может быть увеличена по рыночным причинам. Следует немедленно задуматься о приостановке производства продукта «С» или пересмотреть маркетинговую политику.

Транспортные расходы оказались выше плана и в части сырья/материалов и в части расходов на продажу. Это негативная тенденция говорит о том, что к транспортным расходам нужно приглядеться повнимательнее и контролировать их на постоянной основе.

Мы получили информативный, красочный анализ вместо неинтересных и никому ни о чем не говорящих цифр. Если преподносить топ-менеджменту результаты план-фактного анализа таким образом, есть вероятность, что руководители начнут прислушиваться к выводам и со временем научатся ориентироваться в бюджетах, своевременно принимать решения и избегать ошибок.

Источник